Sie wissen jederzeit, wo Ihre Projekte stehen. Aus einer einzigen Quelle.
Ein PMO zahlt sich dort aus, wo es die strategische Umsetzung steuert, die Lieferergebnisse verbessert und im Unternehmen Kompetenz aufbaut, über alle Portfolios, Programme und Projekte hinweg. Ein modernes PMO überwacht nicht nur Prozesse: Es begleitet Ihr Unternehmen als strategischer Partner dabei, die wirkungsvollen Vorhaben zu priorisieren, sie zum Abschluss zu bringen und den Wertbeitrag laufend zu erhöhen.
Kontaktieren Sie unsGeschäftsleitungen und Steuerungsausschüsse arbeiten mit einer konsolidierten, aktuellen Sicht, die von Projekt zu Projekt vergleichbar ist. Jede Entscheidung stützt sich auf Daten, deren Quelle, Datum und Vollständigkeit nachvollziehbar sind.
Alle Projekte werden nach denselben expliziten Statusregeln geführt. Zwei Projekte lassen sich damit jederzeit direkt vergleichen.
Überschreitungen bei Budget, Aufwand oder Terminen erscheinen im Reporting-Zyklus, in dem sie entstehen, nicht am Jahresende.
Zu jedem Steuerungsausschuss liegt die Portfolio-Konsolidierung bereit: Zahlen, Meilensteine, Risiken und Empfehlungen.
Jedes Projekt im Portfolio wird nach denselben vier Dimensionen geführt.
Budget- und Investitionscontrolling (CAPEX). Für jede Budgetlinie werden drei Zustände unterschieden: budgetiert (der freigegebene Rahmen), bestellt (die ausgelösten Bestellungen) und bezahlt (die beglichenen Rechnungen). Die Jahresendprognose und die Abweichung zum Budget werden in jedem Reporting-Zyklus berechnet.
Interne Aufwände werden pro Rolle geführt: budgetierte Tage, geleistete Tage pro Monat aus den Time Sheets und eine Prognose des Jahresendtotals.
Die Dokumentationsvorgaben werden zu Mandatsbeginn festgelegt, nach dem Rahmen Ihres Unternehmens, nach PMI oder nach Hermes. Wir prüfen anschliessend, ob jedes geforderte Dokument vorhanden, aktuell und gepflegt ist: Project Charter, Projektauftrag, Kommunikationsplan, Spezifikationen oder Backlog, Risikoregister und jedes weitere vereinbarte Ergebnis.
Den Fortschritt lesen wir direkt aus Ihrem Management-Tool (Jira oder ein anderes). Die Erreichung der Meilensteine wird in jedem Zyklus geprüft. Der Umfang und seine Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert, mit ihren Auswirkungen auf Termine und Budget. Risiken, Probleme und projektübergreifende Abhängigkeiten werden bis zu ihrem Abschluss verfolgt.
Statusbericht pro Projekt in der vereinbarten Frequenz, standardmässig monatlich
Portfolio-Konsolidierung zu jedem Steuerungsausschuss
Steuerungstabellen und -grafiken: Budget, HR, Meilensteine
Meldungen zu Abweichungen, Risiken und fehlenden Dokumenten
Die Governance jedes Projekts ist Teil des Reportings, gleichrangig mit den Zahlen: Frequenz der Gremien, Führung der Protokolle und explizite Statusregeln (grün, orange, rot), identisch angewendet auf das ganze Portfolio. Die Protokollführung kann als ergänzender Service erbracht werden.
Ein Teil der Informationen lässt sich aus keinem Tool ablesen. Er wird von der Projektleitung in jedem Zyklus nach einem gemeinsamen Raster erfasst: die Stimmung im Team, ein Frühsignal für Schwierigkeiten, die sich noch nicht in den Zahlen zeigen, und der Gesamtstatus des Projekts.
Für jede Information: ihre Quelle, ihr Datum und ihre Vollständigkeit.
ProActys übernimmt Erhebung, Konsolidierung und Reporting. Die operative Führung bleibt bei der Projektleitung; die Entscheidungen bleiben beim Sponsor und beim Steuerungsausschuss.
Der Service nutzt die Tools, die Sie bereits haben, und den methodischen Rahmen Ihrer Wahl: den Ihres Unternehmens, PMI oder Hermes. Keine Lizenzkosten auf Ihrer Seite, kein Tool, das Sie betreiben müssen.
Ihre Daten und Ihre Standards bleiben Ihr Eigentum, auch nach Mandatsende.
Pünktlich gelieferte Berichte, vollständige Daten pro Projekt und Abweichungen, die erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden.