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Prozessautomatisierung mit KI

Organisationen automatisieren zunehmend Arbeit, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen sie zunächst bestimmen, welche Arten von Automatisierungslösungen ihren Bedürfnissen und Zielen entsprechen können.

In der heutigen digitalen Welt wenden sich Unternehmen der Automatisierung zu, um Effizienz und Produktivität zu verbessern. Dieser Artikel beleuchtet die Feinheiten der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und vergleicht sie mit der Robotic Process Automation (RPA), um eine umfassende Übersicht über das Potenzial der Automatisierung zu bieten. Wir untersuchen die transformierenden Fähigkeiten der KI in den Bereichen maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und interaktive Technologien, um komplexe Arbeitsabläufe zu automatisieren, die Entscheidungsfindung zu optimieren und die Interaktionen mit Kunden zu personalisieren.

Die Wahl zwischen RPA und BPA für die organisatorische Effizienz

Bei der Identifizierung von Aufgaben, die automatisiert werden könnten, um Genauigkeit und Effizienz zu verbessern, sticht die RPA durch ihre Fähigkeit hervor, spezifische, routinemäßige Aufgaben zu replizieren, die zuvor von Menschen ausgeführt wurden. Im Gegensatz dazu bietet BPA eine breitere Lösung, die darauf abzielt, gesamte organisatorische Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Während sich RPA auf die Automatisierung von Aufgaben auf Betriebsebene konzentriert, zielt BPA darauf ab, komplexe, mehrstufige Prozesse zu transformieren.

Beide Technologien zielen darauf ab, die manuelle Arbeitslast zu reduzieren, unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrer Anwendung, was die Bedeutung der Wahl der richtigen Automatisierungsstrategie zur Erfüllung der spezifischen organisatorischen Bedürfnisse hervorhebt.

Navigieren der Automatisierung

RPA (Robotic Process Automation) und BPA (Business Process Automation) zielen beide darauf ab, die Effizienz zu steigern, unterscheiden sich jedoch in ihrem Ansatz und der Nutzung von KI. RPA automatisiert spezifische Aufgaben auf der Grundlage festgelegter Regeln, ohne die kognitiven Fähigkeiten der KI, um routinemäßige menschliche Aktionen wie die Dateneingabe zu replizieren. Im Gegensatz dazu konzentriert sich BPA, oft unter Nutzung von KI, auf die End-to-End-Prozessautomatisierung, die mit verschiedenen Technologien integriert wird, um Arbeitsabläufe umfassend zu optimieren. Die Rolle der KI in der BPA ermöglicht es, komplexe Daten zu verarbeiten, aus Ergebnissen zu lernen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wodurch der Umfang und die Effektivität der Automatisierung über die Fähigkeiten von RPA hinaus erweitert werden.

Beispielsweise kann BPA in Versicherungsunternehmen die Schadensbearbeitung verbessern, indem der gesamte Arbeitsablauf automatisiert wird, während RPA besser geeignet ist, diskrete Aufgaben innerhalb dieses Prozesses zu automatisieren, wie das Übertragen von Daten zwischen Datenbanken. Im Wesentlichen konzentriert sich RPA auf die Automatisierung von Aufgaben auf Betriebsebene ohne die Lernfähigkeiten der KI, während BPA KI für die umfassende Prozessautomatisierung nutzt, die sich nahtlos in bestehende Technologien integriert, um die Gesamteffizienz zu verbessern und die digitale Transformation auf strategischer Ebene zu erleichtern.

Strategien zur Optimierung der Workflow-Effizienz in der Geschäftsprozessautomatisierung

Um Geschäftsprozesse durch Automatisierung zu optimieren, ist es entscheidend, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, der sowohl den Workflow als auch die Rollen der beteiligten Personen berücksichtigt. Dies erfordert eine gründliche Analyse des betreffenden Prozesses mit dem Ziel:

  • Alle administrativen Aufgaben rund um den Prozess zu identifizieren, um ein umfassendes Verständnis seines Umfangs zu gewährleisten.
  • Die Arbeitsabläufe der beteiligten Personen zu skizzieren, um die Abfolge der Aktivitäten und ihre Wechselwirkungen zu erfassen.
  • Möglichkeiten zur Verbesserung dieser Arbeitsabläufe zu erkennen, wobei der Fokus auf Effizienzsteigerungen und potenziellen Automatisierungsbereichen liegt.

Eine solche systematische Überprüfung ebnet den Weg für eine effektive Prozessautomatisierung und schafft die Voraussetzungen für signifikante Verbesserungen der Produktivität und betrieblichen Effizienz.

Bewertung von Automatisierungsstrategien mit ProActys

Im sich ständig weiterentwickelnden Umfeld der digitalen Transformation stehen Unternehmen am Scheideweg zwischen Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Automation (BPA). ProActys tritt als strategischer Partner auf und führt Organisationen durch den komplexen Entscheidungsprozess.

Durch die Bewertung der Komplexität der Prozesse und der zentralen Rolle der Daten in der Entscheidungsfindung hilft ProActys seinen Kunden, die vorteilhafteste Automatisierungsstrategie zu identifizieren. Ihre Expertise im Verständnis der Feinheiten von RPA und BPA stellt sicher, dass die gewählte Lösung nicht nur den aktuellen Bedürfnissen entspricht, sondern auch mit den langfristigen Zielen der digitalen Transformation übereinstimmt.

Der Ansatz von ProActys legt Wert auf Skalierbarkeit und nahtlose Integration, um Unternehmen auf zukünftiges Wachstum und technologische Fortschritte vorzubereiten.

Bewertung der organisatorischen Bereitschaft

Bevor man sich auf eine Automatisierungsreise begibt, ist die Bewertung der organisatorischen Bereitschaft entscheidend. ProActys bietet Unternehmen umfassende Beratung, um sicherzustellen, dass sie für den transformativen Wandel, den die Automatisierung mit sich bringt, bereit sind. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen technologischen Infrastruktur, der Prozessreife und der Anpassungsfähigkeit der Belegschaft an Veränderungen.

Wir helfen unseren Kunden, potenzielle Hürden zu überwinden, wie Integrationsprobleme und Bedenken hinsichtlich des Arbeitsplatzabbaus, indem wir Strategien für einen reibungslosen Übergang und eine nahtlose Einführung bieten. Unsere Expertenberatung zu Schulungs- und Unterstützungsmechanismen stärkt die Mitarbeiter zusätzlich und fördert ein Umfeld der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung.

Mit ProActys nehmen Unternehmen nicht nur die Automatisierung an; sie umarmen eine Zukunft beispielloser Effizienz und Wettbewerbsvorteile. Da KI oft Ängste vor Arbeitsplatzverlusten hervorruft, ist es schließlich wichtig, klar zu kommunizieren, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Mitarbeitern neue Chancen bieten kann. Es liegt in der Verantwortung der Organisation, Unklarheiten im Zusammenhang mit der Einführung von KI auszuräumen und die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung der Belegschaft zu vermitteln.

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Nutzung von KI für BPM

Das Verständnis des Problems, das die KI lösen soll, ist entscheidend, damit BPM einen echten Mehrwert für die Organisation und ihre Mitarbeiter bietet.

Es erfordert eine gründliche Analyse der Geschäftsprobleme, um sinnvolle Lösungen anzubieten, die mit spezifischen Vorteilen verbunden sind. Organisationen können ein Komitee bilden, um Bereiche zu identifizieren, in denen BPM Effizienz, Genauigkeit und/oder Produktivität verbessern kann, und dann die Art der Lösung(en) untersuchen, die diese Vorteile erzielen können. Erst nach gründlicher Untersuchung dieser Faktoren kann eine KI-Lösung von Grund auf neu entworfen werden.

Klein anfangen

Vermeiden Sie es, zu viel auf einmal zu übernehmen. Identifizieren Sie leicht erreichbare Ziele, Prozesse, die am meisten von der Automatisierung profitieren können. Da KI-Anwendungen ihre eigenen Daten benötigen, könnten Sie mit einem Prozess beginnen, bei dem Datensätze leicht verfügbar sind. Der inkrementelle Einsatz von KI wird dennoch wertvolles Feedback liefern, das Sie bei Bedarf zur Skalierung nutzen können. Wenn keine Daten verfügbar sind, bitten Sie Ihre Teams, Unstimmigkeiten in den Datensätzen der Zielprozesse zu bereinigen, damit Sie mit einer großen Menge genauer Daten beginnen können.

Lücken in den internen Fähigkeiten schließen

Bevor eine vollständige KI-Implementierung durchgeführt wird, müssen Organisationen ihre internen Fähigkeiten bewerten. Sind die Prozesse reif genug? Wenn nicht, sollten Sie sich zunächst auf die Behebung von Lücken konzentrieren, indem Sie Teams einbeziehen und bestehende Projekte nutzen.

Worauf Sie bei der Einführung der Geschäftsprozessautomatisierung achten sollten

  • Stellen Sie sicher, dass die Automatisierung die Qualität des Zielprozesses verbessert. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen erfordert ein tiefes Verständnis dieser Abläufe, Schritt für Schritt. Definieren Sie den gesamten Prozess in präzisen und spezifischen Schritten, um sicherzustellen, dass die richtigen Bedingungen Aktionen in der richtigen Reihenfolge auslösen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Berater wählen, der Sie bei der Auswahl geeigneter Lösungen, die keine Integrationsprobleme verursachen, unterstützen kann. Die Integration verschiedener Werkzeuge und Systeme ist eine Herausforderung bei der Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung. Nur wenn die ausgewählten Systeme miteinander „sprechen“, können Sie die Vorteile von BPA voll ausschöpfen.
  • Verstehen Sie die Vorschriften, die Sie möglicherweise in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit einhalten müssen. Überprüfen Sie außerdem die Auswirkungen der Unternehmenspolitik, um sicherzustellen, dass kein Missbrauch oder Compliance-Problem besteht.
  • Verfolgen Sie die Produktivität, Effizienz und/oder das Kosten-Nutzen-Verhältnis der KI-Implementierung. Legen Sie Pre-Automatisierungs-Benchmarks fest, um das Ausmaß der Gewinne nach der Automatisierung zu bestimmen. Bitten Sie außerdem die Mitarbeiter um Feedback zu ihren Erfahrungen mit den KI-Systemen und deren Auswirkungen auf ihre Arbeit.
Gartner Magic Quadrant Robotic Process Automation 2023

Da KI oft Ängste vor Arbeitsplatzverlusten hervorruft, ist es schließlich entscheidend, klar zu kommunizieren, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Mitarbeitern Chancen bieten kann. Es liegt in der Verantwortung der Organisation, Unklarheiten im Zusammenhang mit der Einführung von KI auszuräumen und den Mitarbeitern die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung zu demonstrieren.

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