Unternehmen konzentrieren sich heute auf eine nachhaltige Verbesserung. Leider haben viele von ihnen immer noch ineffiziente Prozesse. Die Prozesskartierung ist eine leistungsstarke Technik für das Management von Geschäftsprozessen und ein strategisches Instrument, das es einem Unternehmen oder einer Organisation ermöglicht, die Bemühungen mehrerer Teams und Abteilungen zu koordinieren. Es handelt sich dabei um eine grafische Darstellung des Rahmens eines Arbeitsprozesses, der klar, präzise und schrittweise dargestellt wird. Es kann verwendet werden, um einen effizienten Arbeitsablauf zu erstellen, die geleistete Arbeit zu analysieren und einen besseren Kundenservice zu bieten.
Vorteile einer Prozesslandkarte
- Mit einer klaren schematischen Darstellung wird der Arbeitsprozess standardisiert, und alle Beteiligten haben die gleiche Vision und können als eine Einheit auftreten.
- Sie verbessert die Teamleistung und senkt dadurch die Entwicklungskosten, während sie die Zufriedenheit von Arbeitnehmern und Arbeitgebern erhöht.
- Mit einer Prozesslandkarte werden Rollen, Verantwortlichkeiten und Standards festgelegt. Die Mitarbeiter arbeiten an einem Strang und verbessern so die gesamte Methodik.
- IDas Diagramm ist so gestaltet, dass es zu einem gemeinsamen Verständnis des Prozesses führt. Es gibt keine Unklarheiten bezüglich der verschiedenen Aspekte des Prozesses.
- Die Abbildung von Geschäftsprozessen dokumentiert Prozesse. Wenn es in der Einführungsschulung eingesetzt wird, hilft es den neuen Mitarbeitern, viel schneller voll produktiv zu werden.
Prozesslandkarte auf hoher Ebene
Eine High-Level-Prozesslandkarte oder Level-1-Landkarte ist eine der einfacheren Geschäftsprozesslandkarten, die in nur wenigen Schritten zeigt, wie ein bestimmter Prozess funktioniert. Sie soll einen schnellen und einfachen Einblick in die Funktionsweise des Prozesses geben. Sie vermeidet es, in die Details des Prozesses einzutauchen. Sie ist nützlich für die Kommunikation mit der Unternehmensleitung und den Interessengruppen, die sich nicht mit den Feinheiten des Prozesses befassen müssen.
Ein tiefes Verständnis des Arbeitsablaufs ist bei der Erstellung einer High-Level-Prozesslandkarte nicht erforderlich. Diese High-Level-Prozesslandkarte kann zum Beispiel dazu verwendet werden, um sowohl Verwaltungs- als auch Kundenprozesse zu skizzieren.
Die Grundsätze der Prozessabbildung auf hoher Ebene
- Before embarking on the creation of a high-level process map, it is important to identify who it will benefit and how it will help the organization as a whole.
- Wir empfehlen Ihnen, mit der Kartographie Ihres Unternehmens zu beginnen: Entwerfen Sie die Porter’sche Wertschöpfungskette. Hier ist ein Beispiel:
Die Wertschöpfungskette hilft Ihnen bei der Unterscheidung zwischen den primären und zentralen Aktivitäten (Zweck des Unternehmens, der seinen Kunden einen Mehrwert bringt) und den unterstützenden Aktivitäten (für den Kunden transparent).
- Beginnen Sie auf der Grundlage der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens mit den Makroprozessen (Beschaffung, Betrieb, Service) und gehen Sie bis ins Detail, indem Sie die wichtigsten Prozesse, aus denen sie sich zusammensetzen, darstellen. Mit dieser Methode können Sie die Prozesse der ersten Ebene auswählen, die abgebildet werden sollen.
- Definieren Sie den Zweck dieser Prozesse.
- Denken Sie daran, für jeden Prozess die wichtigsten Schritte klar zu definieren.
- Holen Sie Feedback von der Geschäftsführung und allen am Prozess beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen ein.
- Arbeiten Sie rückwärts, vom Output zum Input.
Wählen Sie Mapping-Techniken
Unserer Meinung nach ist die beste Mapping-Technik für ein High-Level-Prozessmapping SIPOC – Lieferant, Input, Prozess, Output, Kunde. Dabei handelt es sich um eine Prozessabbildung, die einen Prozess von seinem Anfang bis zum Ende in nur vier bis sechs Schlüsselschritten dokumentiert. SIPOCs enthalten nicht viele Details und sind in der Regel einseitige Dokumente. Sie sind ein guter Ausgangspunkt für die Dokumentation eines Prozesses!
Wie man ein SIPOC-Diagramm entwickelt
- Erstellen Sie eine Prozesslandkarte. Sie können dafür eine Wandfläche oder ein Whiteboard verwenden. Vor der Fertigstellung der Karte können Karten verwendet werden.
Der Prozess kann zwischen vier und sechs Hauptschritte umfassen. Fügen Sie Informationen über die Umwandlung des Produkts oder über die wichtigsten Schritte der Dienstleistung ein. - Bestimmen Sie, wo der Prozess beginnt und wo er endet, und die verschiedenen Schritte, die zwischen diesen Punkten liegen. Bei einer Prozesslandkarte auf hoher Ebene sollten Sie die Details so gering wie möglich halten.
- Listen Sie die Outputs auf und stellen Sie das Endergebnis, das Produkt oder die Dienstleistung des Prozesses fest. Notieren Sie diese in der Spalte „Output“.
- Identifizieren Sie die internen und externen Kunden des Endergebnisses (Output) – wer die Nutzer des Ergebnisses sind. Führen Sie diese in der Spalte „Kunden“ auf.
- Listen Sie die Inputs des Prozesses auf. Diese stellen die Rohstoffe oder Informationen dar, die der erste Schritt des Prozesses benötigt, um seine Funktion zu erfüllen. Notiere sie in der Spalte „Inputs“.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Lieferanten, die diese Inputs liefern, und tragen Sie sie in die Spalte „Lieferanten“ ein.
- Identifizieren Sie die Anforderungen des Kunden – dies ist ein optionaler Schritt.
- Bitten Sie den Prozessverantwortlichen, die Teamleiter und alle Beteiligten, das Diagramm zu überprüfen.
Abschluss
Die High-Level-Prozesslandkarte Ihres Unternehmens wird es ermöglichen, die Analyse Ihrer Operationen zu verfeinern und die Schlüsselprozesse zu lokalisieren. Ein weiteres Ziel ist es, die Wechselwirkungen zwischen diesen Schlüsselprozessen zu verstehen und die wichtigsten Inputs und Outputs zu ermitteln. Schließlich ist die Prozesslandkarte ein leistungsfähiges internes und externes Kommunikationsinstrument zur Beschreibung der Organisation, die für die Durchführung Ihrer Tätigkeiten und die Erfüllung der Kundenbedürfnisse eingerichtet wurde.
Autor : Chantal Bellue